Us\u0142ugi \u015bwiadczone przez biura ksi\u0119gowe wyr\u00f3\u017cniaj\u0105 si\u0119 na rynku. Nie tylko dotycz\u0105 spraw delikatnych \u2013 finans\u00f3w i polityki kadrowej przedsi\u0119biorstw, ale r\u00f3wnie\u017c wymagaj\u0105 minimum zaufania mi\u0119dzy klientem i biurem. Zaufanie to mo\u017cna zbudowa\u0107 na wiele sposob\u00f3w, a jednym z nich jest przestrzeganie standard\u00f3w komunikowania si\u0119 w biznesie. Co wa\u017cne, w przypadku biur ksi\u0119gowych poprzeczka jest znacznie wy\u017csza, chocia\u017c nie wszyscy pracownicy zdaj\u0105 sobie z tego spraw\u0119.<\/p>\n\n\n\n
Efektem b\u0142\u0119d\u00f3w w komunikacji bywa utrata klient\u00f3w, dobrego wizerunku firmy na rynku, a tak\u017ce \u2013 znacznie powa\u017cniejsze dla renomy biura \u2013 konsekwencje prawne i finansowe. Mo\u017cna ich unikn\u0105\u0107 wdra\u017caj\u0105c odpowiednie standardy prowadzenia korespondencji z klientami. Jak to zrobi\u0107? Oto lista b\u0142\u0119d\u00f3w najcz\u0119\u015bciej pope\u0142nianych przez pracownik\u00f3w, kt\u00f3ra jest podpowiedzi\u0105 w jakich obszarach nale\u017cy szuka\u0107 przyczyn problem\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n
<Wi\u0119kszo\u015b\u0107 pracownik\u00f3w jest przyzwyczajona do pisania szybko i byle jak \u2013 tego nauczy\u0142 ich Internet, SMS-y i prywatne maile. Po co u\u017cywa\u0107 \u201eogonk\u00f3w\u201d jak szybciej pisze si\u0119 bez? Jednak koresponduj\u0105c z klientem wypada przestrzega\u0107 zasad poprawnej pisowni \u2013 dzi\u0119ki temu adresat nie musi si\u0119 domy\u015bla\u0107 \u201eco autor mia\u0142 na my\u015bli\u201d. Podobnie jest z formami grzeczno\u015bciowymi \u2013 trzeba po\u015bwi\u0119ci\u0107 wi\u0119cej czasu, ale mail od razu porz\u0105dniej wygl\u0105da. To prosty spos\u00f3b, \u017ceby okaza\u0107 klientowi szacunek i podkre\u015bli\u0107 profesjonalizm biura.<\/p>\n\n\n\n
Ka\u017cdy mail powstaje w jakim\u015b celu, np. aby zdoby\u0107 brakuj\u0105ce dane, poinformowa\u0107 o dzia\u0142aniach biura, przes\u0142a\u0107 dokumenty lub zaprosi\u0107 na spotkanie. Wielu pracownik\u00f3w jednak nie przestrzega tej zasady, beztrosko wysy\u0142aj\u0105c po kilka maili dziennie do tego samego klienta, bo akurat \u201eco\u015b im si\u0119 przypomnia\u0142o\u201d lub \u201eto przecie\u017c fajny obrazek\u201d. Dla os\u00f3b, kt\u00f3re co rano w skrzynkach maj\u0105 po kilkadziesi\u0105t wiadomo\u015bci, takie maile to utrapienie. W\u015br\u00f3d bezcelowych i bezsensownych maili kr\u00f3luj\u0105 oczywi\u015bcie\u2026<\/p>\n\n\n\n
Przesy\u0142anie dalej \u015bmiesznych obrazk\u00f3w, milutkich kot\u00f3w, pr\u00f3\u015bb o wsparcie wydaje si\u0119 by\u0107 ulubionym zaj\u0119ciem wielu pracownik\u00f3w. Skoro jest dost\u0119pna baza klient\u00f3w to czemu r\u00f3wnie\u017c im nie przes\u0142a\u0107 tego \u015blicznego pieseczka? Wiele os\u00f3b zdaje si\u0119 zapomina\u0107, \u017ce kontakty \u0142\u0105cz\u0105ce ich z klientami maj\u0105 charakter biznesowy, a ten wyklucza wysy\u0142anie maili nie zwi\u0105zanych ze sprawami s\u0142u\u017cbowymi. Podobnie jest z adresem w domenie biura \u2013 powinien s\u0142u\u017cy\u0107 wy\u0142\u0105cznie do wysy\u0142ki korespondencji biznesowej. A mail prywatny niech s\u0142u\u017cy do spraw prywatnych.<\/p>\n\n\n\n
W biurze rachunkowym to nierzadko dra\u017cliwy temat numer 1. Niefrasobliwo\u015b\u0107 niekt\u00f3rych pracownik\u00f3w w ujawnianiu danych przez telefon lub w odpowiedzi na maila jest niesamowita. Do z\u0142amania tajemnicy najcz\u0119\u015bciej dochodzi w efekcie wys\u0142ania wiadomo\u015bci do niew\u0142a\u015bciwej osoby lub przekazania tych informacji o firmie \u2013 kliencie, kt\u00f3re podlega\u0142y ochronie. Problem rodzi si\u0119 zazwyczaj z dw\u00f3ch powod\u00f3w: lenistwa lub niewiedzy. Czyli: \u201epos\u0142ali\u015bmy na sekretariat bo nie chcia\u0142o nam si\u0119 szuka\u0107 maila do prezesa\u201d lub \u201eja nie wiedzia\u0142em\u201d. A wystarczy chwila refleksji przed wys\u0142aniem: do kogo trafi mail, czy zawarte w nim informacje mog\u0105 by\u0107 ujawnione tej osobie i czy adres poczty elektronicznej nie zawiera liter\u00f3wek\u2026<\/p>\n\n\n\n
Jak w godzin\u0119 zamkn\u0105\u0107 sprawozdania, wklepa\u0107 faktury, przeliczy\u0107 podatek i odpowiedzie\u0107 na maile? W niejednym biurze, w nat\u0142oku spraw, zdarzy\u0142o si\u0119 pracownikom \u201eprzegapi\u0107\u201d wa\u017cnego maila od klienta. Pami\u0119\u0107 ludzka jest zawodna, ale mo\u017cna skorzysta\u0107 z u\u0142atwie\u0144, jakie niesie ze sob\u0105 technologia. Programy pocztowe pomog\u0105 opanowa\u0107 nat\u0142ok maili oraz posegregowa\u0107 je wed\u0142ug wagi i pilno\u015bci, platforma Mobevo<\/a> \u201ewklepie\u201d automatycznie faktury, a pracownik b\u0119dzie m\u00f3g\u0142 si\u0119 zaj\u0105\u0107 konkretnym zadaniem.<\/p>\n\n\n\n Powy\u017csze przypadki zdarzy\u0142y si\u0119 w niejednym biurze, budz\u0105c uzasadnione niezadowolenie klient\u00f3w. A przecie\u017c wystarczy wprowadzi\u0107 kilka prostych procedur, by zmniejszy\u0107 ich prawdopodobie\u0144stwo. Komunikacja b\u0119dzie w\u00f3wczas przebiega\u0142a szybciej, lepiej i obejdzie si\u0119 bez pomy\u0142ek oraz niedom\u00f3wie\u0144.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Us\u0142ugi \u015bwiadczone przez biura ksi\u0119gowe wyr\u00f3\u017cniaj\u0105 si\u0119 na rynku. Nie tylko dotycz\u0105 spraw delikatnych \u2013 finans\u00f3w i polityki kadrowej przedsi\u0119biorstw, ale r\u00f3wnie\u017c wymagaj\u0105 minimum zaufania mi\u0119dzy [\u2026]<\/span><\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":549,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[],"tags":[],"class_list":["post-547","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/547","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=547"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/547\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":550,"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/posts\/547\/revisions\/550"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/media\/549"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=547"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcategories&post=547"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/firma.tax\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Ftags&post=547"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}